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Nutzen Sie einen Telefon- und Büroservice und profitieren Sie von den Vorteilen

Als Unternehmer muss man sich um viele Aspekte selbst kümmern. Neben den Aufgaben, die zur eigentlichen Arbeit im Geschäftsfeld gehören, fallen auch unzählige Dinge an, die eher mit der allgemeinen Unternehmensinfrastruktur und Organisation zu tun haben. Hier ist Entlastung dringend notwendig — und diese ist stets durch zwei Vorgehensweisen zu erreichen.

Entweder stellt man zusätzliches Personal für die Bewältigung ein, oder man greift auf externe Unternehmer zurück, nutzt also sogenannte Outsourcing-Lösungen. Ein Bereich des Unternehmertums, der sich für ein solches Outsourcing ideal eignet, ist die Büroarbeit. Statt hier die Kosten für die Führung und Organisation eines eigenen Büros zu tragen, kann man auch einen Telefonservice bzw. Büroservice von einem professionellen Callcenter in Anspruch nehmen.

Dieses Vorgehen ist nicht nur finanziell lohnenswert — es bietet auch viele andere Vorteile, die das Modell im höchsten Maße zukunftsträchtig werden lassen.

Kompetenter Telefon- und Büroservice von Experten: Leistungen eines Callcenters

Callcenter können grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten tätig werden — inbound und outbound. Outbound bezeichnet dabei die Vorgehensweise, dass das Callcenter Kunden, Interessenten oder Personen aus bestimmten Zielgruppen aktiv anruft, um beispielsweise Marktforschung zu betreiben oder Käufer von Produkten nach ihrer Zufriedenheit zu fragen.

Telefon- und Büroservices werden jedoch von Callcentern im Inbound-Bereich angeboten. Hier stellt das Center Leitungen zur Verfügung, die von außen erreicht werden können. Der Telefonservice eines Callcenters sollte folgende Leistungen umfassen:

  • Entgegennahme von eingehenden Anrufen
  • Terminvereinbarung
  • "Vorzimmerschaltung": Weiterleitung von Gesprächen, zum Beispiel auf ein Mobiltelefon
  • grundlegende Information über das Unternehmen
  • grundlegende Produktberatung

Bietet das Center obendrein auch Leistungen aus dem Spektrum des sogenannten Büroservices an, können auch folgende Aspekte erwartet werden:

  • Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails
  • Diktat
  • Terminkoordination

Vorteile und Annehmlichkeiten eines externen Telefonservice gegenüber fest angestellten Büromitarbeitern

Den Telefon- und Büroservice eines Callcenters zu nutzen, sollte einem Unternehmer in jedem Falle zusätzliche Vorteile gegenüber einem fest angestellten Mitarbeiter für den Telefondienst bieten. Unter anderem zeichnen sich viele Center durch folgende Aspekte aus:

  • 24-Stunden-Erreichbarkeit: Gerade in Branchen, in denen Notdienste oder Hotlines benötigt werden, sind die 24 Stunden rund um die Uhr erreichbaren Callcenters ideal für den Telefonservice.
  • flexibler Einsatz: Während fest angestellte Arbeitskräfte immer bezahlt werden, können die Telefon- und Büroserviceleistungen flexibel an den Bedarf angepasst werden. So kann auf den Service in einem Betriebsurlaub zum Beispiel auch komplett verzichtet werden.
  • optimal geschultes Personal: Callcenter-Mitarbeiter sind speziell auf das Führen von Telefongesprächen geschult und verfügen über unterschiedliche Kommunikationsstrategien, die das Telefonat sowohl für das Unternehmen als auch für den Anrufer stets zum idealen Ergebnis führen.

Idealer Telefonservice — für den Anrufer bleibt der externe Telefondienstleister unsichtbar

Viele Unternehmer haben, wenn sie ein Callcenter für Büro- und Telefonservices engagieren möchten, Angst, dass Anrufer durch Anonymität von Telefonmitarbeitern abgeschreckt werden und zu wenig persönliche Bindung zum Unternehmen entsteht. Hier steuern moderne Callcenter jedoch durch verschiedene Maßnahmen wirksam entgegen:

  • kleiner Kreis an Ansprechpartnern: Je nach Tarif führt den Telefon- und Büroservice nur ein sehr kleines Team oder sogar nur ein einziger Mitarbeiter des Callcenters durch. So wird vermieden, dass Kunden bei jedem Anruf mit einem völlig neuen Mitarbeiter verbunden werden und keine persönliche Atmosphäre entsteht.
  • individuelle Ansprache: Das Callcenter meldet sich am Telefon unter der Firmierung des Unternehmens, für das es tätig ist, und stellt sich auf Wunsch mit einer individuellen, vom Unternehmen vorgegebenen Ansprache vor. So weiß der Anrufer gleich, dass er mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden ist.
  • Kompetenz durch Schulung und FAQ-Systeme: Ein gutes Callcenter brieft seine Mitarbeiter exakt auf das Unternehmen, für das es den Telefonservice durchführt. So können die Ansprechpartner am Telefon sogar grundlegende Fragen zu Produkten oder Struktur des Unternehmens beantworten. Häufig werden hierzu FAQ-Systeme genutzt.

Ziel dieser Maßnahmen ist, dass für den Anrufer nicht erkennbar ist, dass er nicht direkt mit dem Büro des Unternehmens, sondern mit einem Callcenter verbunden ist.

Das richtige Callcenter für den Telefon- und Bürodienst auswählen

Die Zahl der Callcenter auf dem Markt ist groß. Die Tatsache, dass sie ortsunabhängig für Kunden tätig werden können, macht es für Unternehmen zudem möglich, auch ein Center am anderen Ende der Bundesrepublik oder sogar im Ausland zu beauftragen.

Dabei sollte man nicht nur darauf achten, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, sondern auch, dass die angebotenen Dienstleistungen vollständig in das eigene unternehmerische Konzept passen.

Legt man zum Beispiel wert auf eine absolut hochsprachliche, klare Kommunikation, sollte man auf Anbieter, die im nicht deutschsprachigen Ausland tätig sind und deren Mitarbeiter die deutsche Sprache nicht optimal beherrschen, lieber verzichten.

Ist dieser Aspekt hingegen nicht so wichtig, sondern stehen eher Freundlichkeit und die persönliche Note beim Gespräch im Vordergrund, sollte kein Callcenter gewählt werden, das auf eine allzu formalisierte Gesprächsführung setzt.

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