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Telefonservice für Unternehmen nutzen und von Vorteilen profitieren

Die Betreuung von Telefon und Büro ist eine zeitaufwendige Sache — insbesondere dann, wenn man Kunden ein Höchstmaß an Service garantieren und dementsprechend auf alle Anliegen zu jeder Zeit eingehen möchte. Was für große Firmen ein ärgerlicher, kostenintensiver Aufwand ist, kann für kleinere Unternehmen schnell zur wirtschaftlichen und organisatorischen Unmöglichkeit werden.

Viel besser ist es da, auf die Vorteile von einem Callcenter zurückzugreifen und dieses als externen Dienstleister mit dem Telefonservice im Unternehmen zu beauftragen. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft — und man kann sich sicher sein, dass der Telefondienst in jedem Falle in fachmännischen, kompetenten Händen ist.

Telefonservices, die für Unternehmen relevant sind: Von der Anrufannahme bis zur Weiterleitung

Gerade Unternehmen, die mit Endkunden in direktem Kontakt stehen, sollten viel Wert auf ihren Service legen. Ein modernes Callcenter mit seinen Mitarbeitern kann da eine nicht zu unterschätzende Hilfe leisten. Wer seinen Telefondienst auslagert und auf den Service von Telefonieexperten zurückgreift, kann unter anderem folgende Leistungen in Anspruch nehmen:

  • Anrufannahme: Freundliche Mitarbeiter im Callcenter melden sich unter der Firmierung des jeweiligen Unternehmens und erkundigen sich nach dem Anliegen der Kunden.
  • Terminvereinbarung: Soll beispielsweise ein persönlicher Gesprächstermin ausgemacht oder eine Uhrzeit für einen Rückruf vereinbart werden, kümmern sich die Mitarbeiter im Callcenter darum.
  • Grundlegende Produktberatung: Ein gutes Callcenter brieft seine Mitarbeiter so, dass sie auch dazu imstande sind, einfache Beratungen am Telefon durchzuführen und den Anrufer zum Beispiel über das Portfolio des Unternehmens zu informieren.
  • Entgegennahme und Weiterleitung von Nachrichten: Gerne notieren die Ansprechpartner im Callcenter Anliegen der Anrufer und leiten sie an den Unternehmer weiter — elektronisch oder per Telefon.
  • Durchstellung des Anrufs: Als sogenannte "Vorzimmerfunktion" bezeichnet man die Möglichkeit, Anrufe auf Wunsch zu einem Apparat des Unternehmers — beispielsweise auf ein Mobiltelefon — weiterzuleiten.

Ein gutes Callcenter geht dabei so vor, dass für den Anrufer keinerlei Unterschied erkennbar ist, ob er gerade mit einem Mitarbeiter im Unternehmen, das er anruft, oder mit einem Ansprechpartner in einem Callcenter spricht.

Vorteile eines professionellen Telefonservices — Kosten sparen, Know-how nutzen

Für den Unternehmer, der das Callcenter mit dem Telefonservice beauftragt, entstehen gleich mehrere Vorteile, die nicht nur, aber auch finanzieller Natur sind:

  • Personalkosten werden eingespart: Statt eine Bürokraft inklusive aller anfallenden Lohnnebenkosten zu bezahlen, kann auf einen externen Dienstleister zurückgegriffen werden, dessen Leistung einfach eingekauft wird.
  • Infrastruktur wird überflüssig: Eine moderne Internet- und Telefonanlage, die für den Telefondienst in einem gewerblichen Kontext notwendig ist, kostet viel Geld und muss von Fachleuten installiert und betreut werden. Wer clever ist und den Telefonservice von einem externen Callcenter nutzt, spart auch hier viel Zeit und Kosten.
  • Know-how zunutze machen: Statt eine eigene Bürokraft einlernen zu müssen, profitiert man als Unternehmer vom Know-how der Mitarbeiter im Callcenter. Diese sind speziell für die Gesprächsführung geschult und bringen ihre eigene Erfahrung ein, von der man als Unternehmer nur zehren kann.
  • Flexible Bindung: In den meisten Fällen sind die Tarife der Callcenter für den Telefonservice sehr flexibel gestaltet. So trägt der Unternehmer niedrige laufende Kosten und hat stets die Möglichkeit, zusätzliche Ansprechpartner für seinen Service in Anspruch zu nehmen. Auch die Kündigungsfristen sind oftmals sehr kurz.

Passendes Callcenter für den Telefonservice ausfindig machen und beauftragen

Mittlerweile bieten sehr viele Callcenter den Telefonservice für Unternehmen in ihren Portfolios an. Wer sich für einen solchen Service interessiert, sieht sich dementsprechend einer Vielzahl an unterschiedlichen Anbietern gegenübergestellt. Um das perfekte Center für einen Telefonservice nach Maß ausfindig zu machen, sollte man auf folgende Kriterien achten:

  • Preis: Eines der wichtigsten Argumente für oder gegen einen Anbieter ist natürlich, ob dessen Preis attraktiv ist. Der Telefonservice sollte für das Unternehmen wirtschaftlicher sein, als eine eigene Bürokraft für die Telefonie zu engagieren.
  • Qualifikation der Mitarbeiter: Wie gut oder schlecht ein Callcenter ist, hängt wesentlich von der Ausbildung und dem Talent seiner Mitarbeiter ab. Ein ganz wesentlicher Punkt ist dabei die sprachliche Kompetenz der telefonischen Ansprechpartner. Insbesondere bei Callcentern im Ausland sollte so zum Beispiel darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter ein gut verständliches Deutsch oder — falls gewünscht — auch Englisch sprechen können.
  • Seriosität: Es gibt manche Callcenter, die sich durch unseriöse Outbound-Anrufe, die teils gegen rechtliche Richtlinien zur unerlaubten Werbung verstoßen, einen zweifelhaften Namen gemacht haben. Von solchen Anbietern sollte man dringend Abstand nehmen; schließlich repräsentieren die Mitarbeiter des Callcenters im Telefondienst auch das eigene Unternehmen.

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