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Telefonservice mieten - leicht gemacht

Wer über keine oder begrenzte Kapazitäten im eigenen Haus verfügt, um beispielsweise Anrufe zu beantworten, Bestellungen entgegenzunehmen oder Akquise-Anrufe zu tätigen, kann hierfür einen Telefonservice mieten. Diesen Service bietet eine Reihe professioneller Callcenter an, die auf unterschiedliche Bereiche spezialisiert sind.

Je nach Branche, Art der erforderlichen Leistungen und Budget, das zur Verfügung steht, bieten sich entsprechend spezialisierte Telefonservices an. Um den passenden Service zu finden, sollten einige wichtige Punkte beachtet werden, die im Folgenden anschaulich erklärt werden. Auf Basis dessen lässt sich einfach und effizient ein passendes Callcenter ausfindig machen, das die notwendigen Leistungen an seine Kunden vermietet.

Wann bietet es sich an, einen Telefonservice zu mieten?

Grundsätzlich existieren zwei verschiedene Szenarien in Unternehmen, für die es sich anbietet, ein Callcenter in Anspruch zu nehmen:

  • Kleine Unternehmen mit begrenzten personellen Ressourcen: Ein Unternehmen verfügt über eine Service-Telefonnummer, die rund um die Uhr besetzt sein muss, damit der Anrufer jederzeit jemanden erreichen kann. Gerade kleine Unternehmen verfügen allerdings häufig nicht über die personellen Kapazitäten, um neben ihrem täglichen operativen Geschäft auch noch das Service-Telefon permanent zu besetzen. Für den Anrufer wiederum spiegelt ein nicht besetztes Telefon ganz klar eine deutliche Schwäche des Unternehmens wider. Daher empfiehlt es sich für diese Unternehmen, einen Telefonservice für ihr Service-Telefon zu mieten. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass der Anrufer stets einen Gesprächspartner erhält.
  • Große Unternehmen mit enormem Telefonaufkommen: Sehr große Unternehmen mit einem ebenso großen Telefonaufkommen fahren in der Regel besser und günstiger damit, wenn sie bestimmte Bereiche, wie zum Beispiel eine Bestell-Hotline, eine Telefonnummer für Vertragsänderungen und Tarifinformationen oder zum Beispiel eine Support-Hotline an ein externes Callcenter auslagern. Die notwendige Menge an Mitarbeitern einzustellen, kostet das Unternehmen generell mehr Geld, als ein Callcenter zu mieten.

Telefonservice mieten: zwei verschiedene Varianten

Wer sich dazu entschieden hat, für sein Unternehmen einen Telefonservice zu mieten, kann zwischen zwei verschiedenen Varianten wählen:

  • Variante 1 - interne Lösung: Das Unternehmen mietet Callcenter-Agenten, die im eigenen Betrieb sitzen und dort die entsprechenden Anrufe entgegennehmen oder tätigen.
  • Variante 2 - externe Lösung: Die erforderlichen Telefonate werden von einem externen Callcenter übernommen, dessen Dienstleistungen das Unternehmen mietet.

In beiden Fällen werden inhaltliche Schulungen der Callcenter-Mitarbeiter vom Unternehmen selbst übernommen.

Telefonservice partiell mieten

Darüber hinaus kann das Unternehmen darüber entscheiden, ob die Hotline komplett ausgelagert wird oder beispielsweise nur am Wochenende oder nur bei Spitzenaufkommen. Falls der Telefonservice nur partiell benötigt wird, stehen diese Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Telefonservice zu bestimmten Zeiten mieten: Bei dieser Variante mietet das Unternehmen den Telefonservice für ganz bestimmte Zeiten, die über das eigene Personal nicht abgedeckt werden können. Dabei kann es sich um Wochenenden handeln oder um eine 24-stündige Erreichbarkeit, die nur zu den Kernarbeitszeiten, zum Beispiel zwischen 8 und 18 Uhr, aus den eigenen Reihen gewährleistet werden kann. In diesem Fall würde die Hotline für die restliche Zeit über den externen Telefonservice besetzt werden. Zudem ist diese Art des Telefonservices auch für Urlaubszeiten denkbar, während die eigene Belegschaft nur knapp besetzt ist.
  • Telefonservice nach Auslastung mieten: Steigt beispielsweise aufgrund einer Spezialaktion das Telefonaufkommen eines Unternehmens während einer bestimmten Zeit erheblich an, so empfiehlt es sich, für diese vorübergehende Spitzenzeit einen zusätzlichen Telefonservice zu mieten.

Die Vorteile eines Callcenters

Die Unternehmen, für die es infrage kommt, die Leistungen eines Callcenters in Anspruch zu nehmen, profitieren von zahlreichen Vorteilen:

  • Hohe Qualität: Professionelle Callcenter-Agenten sind gut geschult und auf die jeweiligen Themen spezialisiert. So stellt das Unternehmen sicher, dass ein qualifizierter Mitarbeiter seine Kunden- oder Support-Anfragen entgegennimmt.
  • Erreichbarkeit: Speziell, wenn das Unternehmen keine permanente Erreichbarkeit gewährleisten kann, profitiert es von den Leistungen des Telefonservices. Die Agenten sind während der erforderlichen Zeit anwesend und können Anrufe entgegennehmen oder auch tätigen.
  • Geringere Kosten: Für ein Unternehmen erweist es sich in der Regel als günstiger, einen Telefonservice zu mieten, als hierfür eigene Mitarbeiter fest einzustellen. Dies gilt für kleine Unternehmen wie auch für große Unternehmen.
  • Flexibilität: Ein Callcenter kann flexibler auf temporäre Spitzenanrufaufkommen reagieren als ein Unternehmen mit einer begrenzten Zahl an Mitarbeitern.

So liegt es für viele Unternehmen auf der Hand, ihren Anforderungen Rechnung zu tragen, indem sie einen Telefonservice mieten. Auf Basis der genannten Punkte können Sie sich nun auf die Suche nach einem geeigneten Callcenter begeben.

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